Politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels
Aire Nature Grandes-Piles reconnaît l’importance de la protection de la vie privée, de la sécurité et de la protection des renseignements personnels.
La présente Politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (« Politique ») vise à vous informer des pratiques de Aire Nature Grandes-Piles en matière de gouvernance de la protection des renseignements personnels. Elle vise aussi à encadrer la sécurité des renseignements personnels collectés, détenus, utilisés, communiqués et conservés.
La Politique s’applique à tous les employés de Aire Nature Grandes-Piles, à ses clients, à ses fournisseurs et à ses partenaires d’affaires qui peuvent avoir accès, dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions, à des renseignements personnels.
Dans la présente Politique, le terme « client » désigne les clients de Aire Nature Grandes-Piles qui louent les terrains de camping offert par Aire Nature Grandes-Piles, de façon saisonnière, temporaire ou journalière.
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX DE LA POLITIQUE
Aire Nature Grandes-Piles prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, détenus, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support, notamment en s’assurant des éléments suivants :
- L’intégrité des renseignements, de manière à ce que ceux-ci ne soient pas détruits ou altérés sans autorisation ou en contravention aux lois applicables, et que le support de ces renseignements leur procure la stabilité et la pérennité voulues;
- La confidentialité des renseignements personnels, en limitant leur divulgation aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance, soit à l’externe conformément aux ententes avec les clients ou à l’interne lorsque ces renseignements sont nécessaires pour l’exercice des fonctions des employés;
- L’identification et l’authentification, de façon à confirmer, lorsque requise, l’identité d’une personne ou l’identification d’un document;
- La conformité aux exigences légales, réglementaires ou d’affaires auxquelles Aire Nature est assujettie.
2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
Les objectifs visés par la Politique sont les suivants :
- Définir le type de renseignements personnels que collecte, utilise, communique et conserve Aire Nature Grandes-Piles;
- Définir les moyens utilisés par Aire Nature Grandes-Piles pour protéger ces renseignements;
- Préciser les normes d’utilisation, de conservation, de communication et de destruction de ces renseignements;
- Déterminer les droits d’accès, de rectification et de destruction des renseignements personnels par Aire Nature Grandes-Piles quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles, soit écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre;
- Établir les rôles des personnes impliquées, notamment celui du responsable de la protection des renseignements personnels.
3. DÉFINITION DE RENSEIGNEMENT PERSONNEL
Aux fins de la Politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique, qui permet de l’identifier directement ou indirectement et qui n’a pas un caractère public au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
4. QUELS SONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS?
Aire Nature Grandes-Piles offre la location de terrains de camping tant à court terme (temporaire) qu’à long terme (saisonnière) et des activités de plein air à une clientèle journalière.
Dans le cadre de ces activités, les renseignements personnels nécessaires recueillis, utilisés, communiqués et conservés par Aire Nature Grandes-Piles peuvent notamment être, mais sans s’y limiter :
- Des coordonnées comme les nom et prénom, adresse civique, adresse courriel, adresse IP, numéro de téléphone, date de naissance, numéro d’assurance sociale;
- Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires, un numéro de carte de crédit ou des données de système de paiement via sa plate-forme de réservation en ligne Réservit Softbooker;
- Tout autre renseignement personnel nécessaire qui peut être demandé par Réservit Softbooker ou fourni en présentiel.
5. COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS
Aire Nature Grandes-Piles collecte des renseignements personnels auprès du client et d’un possible tiers, en personne, par le biais de sa plateforme sécurisée Réservit Softbooker de partage de fichiers/données, par courriel, par l’entremise de formulaires ou par téléphone.
Au moment de la collecte, Aire Nature Grandes-Piles, fournit d’emblée et en termes simples et clairs notamment les informations suivantes, et les communique par la suite sur demande du client :
- Le nom de Aire Nature Grandes-Piles
- Les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis;
- Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
- Les droits d’accès et de rectification prévus par la loi;
- Le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis;
- Le nom du tiers pour qui la collecte est réalisée, le cas échéant;
- Le nom des tiers à qui il sera nécessaire de communiquer les renseignements personnels, le cas échéant;
- La possibilité que les renseignements personnels soient communiqués hors Québec, le cas échéant.
6. CONSENTEMENT À LA COLLECTE
Il est de la responsabilité de Aire Nature Grandes-Piles d’effectuer la collecte des renseignements personnels avec le consentement préalable, libre et éclairé du client en divulguant à l’avance les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis. Il est à noter que le consentement est donné automatiquement en utilisant nos services en ligne;
En respect des lois applicables, Aire Nature Grandes-Piles veillera à obtenir un consentement distinct avant d’utiliser les renseignements personnels détenus à des fins qui ne sont pas compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.
Toute personne concernée peut, en tout temps, retirer son consentement à la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de ses renseignements personnels en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels de Aire Nature Grandes-Piles. Suite à la réception de l’avis de retrait du consentement, Aire Nature Grandes-Piles s’engage à cesser tout traitement des renseignements personnels visés et à procéder à leur destruction irréversible, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation.
Aire Nature Grandes-Piles avisera également toute personne ou entité à qui ces renseignements personnels auraient été divulgués afin que ces personnes ou entités procèdent également à la cessation de leur traitement ainsi qu’à leur destruction irréversible, le cas échéant, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation.
7. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS
Aire Nature Grandes-Piles utilise des renseignements personnels afin d’offrir un service de location de terrain de camping sécuritaire, dans le respect des lois applicables et des règles de sécurité et plus particulièrement pour les fins suivantes :
- Vérifier l’identité du client;
- Communiquer avec le client et l’employé;
- Offrir un service de location de terrain;
- Générer l’émission et le paiement des factures et des états de comptes des clients;
- Gérer les différentes réservations des clients;
- Recruter du personnel, évaluer les candidatures et procéder à l’embauche d’employés;
- Effectuer le paiement des salaires de ses employés;
- Produire les relevés fiscaux annuels personnalisés;
- Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable;
- Faire valoir ses droits, le cas échéant;
- Toute autre fin à laquelle une personne aura consenti.
Aire Nature Grandes-Piles utilise les renseignements uniquement pour les fins déterminées ci-haut et pour lesquelles le consentement a été obtenu. Ainsi, sauf consentement spécifique, Aire Nature Grandes-Piles ne communique, ne vend, ne loue, ne donne, n’échange, ne partage ou ne divulgue à des tiers quelconques renseignements personnels.
Ces renseignements sont accessibles uniquement aux employés qui en ont nécessairement besoin pour l’exercice de leurs fonctions et ces derniers sont tenus de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.
8. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AUX TIERS
Aire Nature Grandes-Piles doit requérir le consentement de la personne concernée avant de communiquer à un tiers un renseignement personnel la concernant, à moins que les lois applicables en autorisent la communication sans ce consentement.
Dans le cadre d’une éventuelle restructuration des activités de Aire Nature Grandes-Piles, cette dernière pourrait être amenée à divulguer des renseignements personnels à des acquéreurs potentiels ou existants et à leurs conseillers aux fins de ladite transaction, conditionnellement à des accords écrits de confidentialité préalable de la part des acquéreurs potentiels.
9. CONSERVATION ET SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Tous les renseignements personnels recueillis, quel que soit leur support, sont conservés dans un environnement sécurisé contre l’accès physique ou technologique, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés ainsi que contre la perte ou le vol. Ces mesures de sécurité incluent, le cas échéant, l’utilisation de pare-feu et de serveurs sécurisés, l’encryptage, le déploiement de systèmes et procédés de gestion des droits d’accès appropriés ainsi que d’autres mesures indispensables afin d’assurer une protection appropriée des renseignements personnels contre toute utilisation ou diffusion non autorisée.
10. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont conservés pour la période nécessaire à la réalisation des fins prévues par leurs collectes et par la suite sont détruits. Les renseignements personnels peuvent être conservés au-delà de la réalisation des fins prévues par leurs collectes uniquement lorsqu’un autre délai prévu par une loi s’applique. Ils seront détruits de façon sécuritaire et irréversible conformément aux lois applicables.
11. RESPONSABILITÉ DE CELUI QUI COMMUNIQUE LES RENSEIGNEMENTS
Tout client qui achemine des renseignements personnels à Aire Nature Grandes-Piles est responsable de l’exactitude de ceux-ci.
Le client doit également s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel il transmet ou reçoit de l’information est suffisamment sécuritaire.
Aire Nature Grandes-Piles ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé à des renseignements personnels découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système d’un client qui achemine ou reçoit des renseignements.
Dans l’éventualité où la confidentialité de ses renseignements était compromise ou que son identité était usurpée, le client est tenu d’en aviser Aire Nature Grandes-Piles le plus rapidement possible en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels désigné plus bas.
12. DROIT D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION
Toute personne peut demander l’accès aux renseignements personnels la concernant que détient Aire Nature Grandes-Piles.
Toute personne peut demander la rectification d’un renseignement personnel la concernant que détient Aire Nature Grandes-Piles.
La demande d’accès ou de rectification est transmise au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées désignées plus bas. Les droits d’accès et de rectification s’exercent conformément à la Loi, dans les délais prévus à la Loi et sous réserve des limitations et restrictions applicables.
13. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute personne qui désire déposer une plainte concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction ou les droits d’accès ou de rectification à ses renseignements personnels par Aire Nature Grandes-Piles doit transmettre sa plainte au responsable de la protection des renseignements personnels de Aire Nature Grandes-Piles désigné plus bas. Aire Nature Grandes-Piles s’engage à traiter la plainte dans un délai de trente (30) jours ouvrables suivant la réception de celle-ci.
14. DIFFUSION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
Aire Nature Grandes-Piles publie la présente politique sur son site Internet et la diffuse par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. Aire Nature Grandes-Piles fait de même pour toute modification à cette politique.
15. DÉCLARATION D’INCIDENT
En cas d’incident affectant la protection des renseignements personnels, Aire Nature Grandes-Piles prendra les mesures requises pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.
16. TENU DU REGISTRE DES INCIDENTS
Aire Nature Grandes Piles tient un registre de l’ensemble des incidents de confidentialité dont elle a fait l’objet, le cas échéant, même ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux.
Aire Nature Grandes-Piles permettra la consultation de ce registre à la Commission d’accès à l’information et pourra lui en fournir une copie à sa demande.
17. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
La présidente de Aire Nature Grandes-Piles, est la responsable de la protection des renseignements personnels et peut être jointe à l’adresse suivante :
Nom : Madame Kathleen Luyat, présidente
Adresse postale : 650, 4e avenue, bureau 7, Grandes-Piles, G0X 1H0
Adresse courriel : luyatkathleen@gmail.com
Téléphone : 819 792-0972
Entrée en vigueur
La présente politique entrera en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration de Aire Nature Grandes-Piles
Le 18 décembre 2023
